Ferramentas para organizar o trabalho no home office

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Sites e aplicativos facilitam a gestão da empresa e permitem organizar o trabalho de equipes mesmo à distância.

Por Fernanda Nardo.

Neste momento de pandemia, onde parte da equipe ou até mesmo todos os funcionários, em alguns casos, seguem em home office, as empresas podem utilizar sites e aplicativos para otimizar a organização do trabalho e controle de equipe. Com essas ferramentas, é possível facilitar o trabalho do dia a dia das emissoras, melhorar a gestão das equipes e a produtividade.

De acordo com a especialista em organização e produtividade, Flávia Krug, existem diversos aplicativos que podem ser utilizados, como o Trello, Notion, Evernote, To Do List, e até a própria nuvem. Essas ferramentas facilitam a gestão das empresas, otimizam a produtividade e conferem maior controle da equipe. “Cada aplicativo tem as suas particularidades, é preciso que a empresa teste cada um deles para ver com qual se adapta melhor”, destaca.

Trello: gerenciamento de projetos versátil

O trello é uma ferramenta colaborativa que permite o gerenciamento e controle remoto de projetos, alinhando as tarefas entre as equipes. Segundo a especialista, a ferramenta ajuda na organização e na produtividade, é indicada para empresas de qualquer tamanho e segmento.

“É interessante para fazer a gestão das atividades diárias e descrever cada etapa de um projeto. É possível fazer a leitura junto com o Google Agenda, enviar os emails recebidos para dentro do aplicativo e organizar as respostas dos emails”, diz.

Evernot: organização das informações

Com a ferramenta Evernot é possível organizar as informações da empresa em cadernos separados, digitalizar e salvar documentos, tirar fotos, criar um repositório central para ideias e ferramentas de marketing e gerenciar rotinas diárias com listas de verificação e lembretes. Além de compartilhar cadernos com atualizações entre os membros da equipe. “Uma particularidade dessa ferramenta é que ela permite digitalizar e salvar os documentos, o que facilita na organização das informações”, explica.

To Do List: lista de tarefa

To Do List é um aplicativo eficiente para fazer listas de tarefas diárias e também atividades que não tem data e nem hora para acontecer. Com ele, é possível inserir sub-tarefas, dentro da lista principal. “Dentro dessas listas é possível gerenciar as datas para a execução das tarefas, inclusive, das demandas coletivas da equipe”, explica Flávia. 

O aplicativo também disponibiliza um sistema de organização de prioridades por meio de cores. Ele apresenta soluções para diversos tipos de negócios.

Nuvem: facilitando a troca de arquivos

Para empresas que não possuem servidor online, salvar os arquivos na nuvem facilita a troca de arquivos, inclusive, os mais pesados, e otimiza o trabalho em equipe. “Além disso, é possível editar arquivos online, como Word e Excel com o acompanhamento dos colegas de equipe instantaneamente”, diz Flávia.

Segundo a especialista, é difícil utilizar apenas um aplicativo para atender as necessidades da empresa. “Cada empresa tem uma característica diferente, e para conseguir adaptar tudo acabam utilizando alguns aplicativos. O interessante é que todos eles se integram com o Google Agenda, para marcar seus compromissos e compartilhar com a equipe. Isso otimiza o trabalho”, diz.

Todas as ferramentas contam com as versões gratuitas. Quando a empresa precisa de mais espaço de armazenamento, ou até mesmo optar por outras funcionalidades, é possível escolher pela versão paga.  

“O legal é usar a versão gratuita antes para testar e ver como a equipe se adapta. Quando falamos em gestão, estamos falando em sistema de organização para aperfeiçoar a produtividade pessoal e empresarial, e com os aplicativos é possível fazer isso”, afirma.

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